S·Rental

Anleitung

So richtest du S Rental ein und arbeitest damit, Schritt für Schritt. Du musst nicht alles auf einmal machen: Für die erste Rechnung reichen die Abschnitte 1 bis 5.

1. Deine Angaben

Beim ersten Start fragt S Rental nach deinem Namen, deinem Betrieb und der Adresse. Diese Angaben stehen später als Absender auf jeder Rechnung.

  1. Links auf «Einstellungen» klicken.
  2. Unter «Absender» Name, Firma, Adresse, Telefon und E-Mail prüfen.
  3. Unter «Zahlung» deine IBAN eintragen: Ohne IBAN gibt es keinen QR-Zahlteil. Dazu die Zahlungsfrist in Tagen und den Ansatz für Mannstunden. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, die MWST-Nummer und den Satz eintragen, sonst leer lassen.
  4. Speichern.
  5. Für dein Firmenlogo oben rechts auf «Logos auf Rechnung»: Logo (PNG oder JPG) hochladen, Seite und Grösse wählen, speichern.

2. Maschinen und Geräte

  1. «Maschinen» → + Neue Maschine.
  2. Bezeichnung eintragen, z.B. «Traktor 150 PS» oder «Mulcher 2.8 m».
  3. Die Verrechnungseinheit eintragen oder auswählen, z.B. Std., ha, Fass, Stück oder Tag, und den Standardtarif in CHF pro Einheit.
  4. Optional eine Mindestmiete: Ist ein Einsatz günstiger, verrechnet S Rental automatisch die Mindestmiete.
  5. Speichern. So alle Maschinen erfassen, die du vermietest oder für Lohnarbeit brauchst.

3. Kunden

  1. «Kunden» → + Neuer Kunde.
  2. Name oder Betrieb und die Adresse eintragen. Weicht die Rechnungsadresse ab, das Feld «Abweichende Rechnungsadresse» ausfüllen.
  3. Speichern.

4. Vermietung oder Lohnarbeit erfassen

Jeder Einsatz bei einem Kunden ist eine Vermietung bzw. Lohnarbeit. Sie sammelt alles, was du später verrechnest.

  1. «Vermietung/Lohnarbeit» → + Neue Vermietung.
  2. Kunde wählen und eine kurze Beschreibung, z.B. «Mulchen Parzelle Ried». Sie erscheint auf der Rechnung.
  3. Mit + Maschine jede Maschine mit Datum und Menge hinzufügen, z.B. 7 Std. Der Tarif kommt von selbst und lässt sich pro Einsatz ändern.
  4. Mit + Mannstunden die Arbeitszeit, mit + Dienstleistung / freie Position alles andere, z.B. Material oder Anfahrt.
  5. Speichern, oder gleich Speichern und Rechnung erstellen.

5. Rechnung schreiben

  1. «Rechnungen» → + Neue Rechnung und den Kunden wählen.
  2. Alle noch nicht verrechneten Positionen dieses Kunden sind angehakt. Was nicht auf diese Rechnung soll, abhaken. Für eine Jahresrechnung einfach alle Positionen des Jahres angehakt lassen.
  3. Rechnungsdatum und «Zahlbar bis» prüfen, optional einen Einleitungstext.
  4. Rechnung erstellen. Danach mit PDF (mit Schweizer QR-Zahlteil) oder Word öffnen, drucken oder per E-Mail schicken.
  5. In der Rechnung auf «Noch nicht verschickt» klicken, sobald sie verschickt ist, und auf «offen», sobald das Geld da ist. Dann steht dort «bezahlt». Die «Übersicht» zeigt dir jederzeit, was noch offen ist.

6. Offerten

  1. «Offerten» → + Neue Offerte.
  2. Kunde wählen (oder eine Adresse eintippen), Titel, Gültigkeit und Positionen wie bei einer Vermietung.
  3. Speichern und als PDF oder Word verschicken. Offerten haben keinen QR-Zahlteil.

7. Rapporte vom Handy

Deine Mitarbeiter schreiben Arbeitsrapporte auf dem Handy, der Kunde unterschreibt mit dem Finger. Eine App aus dem App-Store braucht es nicht.

  1. «Mitarbeiter»: unter «Neuer Mitarbeiter» Name, Benutzername und eine PIN oder ein Passwort (mind. 4 Zeichen) eintragen → Mitarbeiter anlegen.
  2. Dem Mitarbeiter vier Dinge geben, die auf derselben Seite stehen: die Adresse der Handy-App, den Betriebs-Code, seinen Benutzernamen und die PIN.
  3. Auf dem Handy die Adresse im Browser öffnen, anmelden und über «Teilen» → «Zum Home-Bildschirm» ein Symbol anlegen.
  4. Rapport schreiben: Neuer Rapport → Kunde, Ort, Arbeiten, Maschinen mit Stunden oder Mengen, Arbeitszeit, Fotos, Unterschrift → Abschliessen & senden. Ohne Empfang bleibt der Rapport auf dem Handy und geht später von selbst weg.
  5. Im Büro holt S Rental neue Rapporte alle 10 Minuten von selbst ab. Sie erscheinen unter «Arbeitsrapporte».
  6. Rapport Ansehen → In Vermietung / Lohnarbeit übernehmen: Maschinen, Mengen und Arbeitszeit werden mit deinen Tarifen übernommen. Danach wie in Abschnitt 5 verrechnen.

Mitarbeiter sehen auf dem Handy nur Kundennamen und Maschinen, keine Preise, Rechnungen oder Bankdaten. Wer ein Handy verliert: neue PIN setzen, dann ist das alte Handy abgemeldet.

8. QR-Kleber an den Maschinen

Wer eine Maschine ausleiht, kann mit dem Handy selbst melden, wie lange oder wie viel er sie gebraucht hat.

  1. «Maschinen»: in der Spalte «QR» bei der Maschine auf erstellen → QR-Kennung erstellen → Drucken.
  2. Oder alle zusammen: QR-Aufkleber drucken. Am besten auf Etikettenpapier drucken oder laminieren und an die Maschine kleben.
  3. Der Kunde scannt den Kleber mit der Handy-Kamera und meldet Datum, Menge und Namen. Er braucht dafür keine Anmeldung.
  4. Die Meldung erscheint unter «QR-Meldungen» → Übernehmen macht daraus eine Vermietung.

9. Daten sichern

S Rental sichert deine Daten jeden Tag und vor jedem Update von selbst, verschlüsselt auf deinem Computer. Damit nichts verloren geht, wenn der Computer kaputtgeht:

  1. «Daten & Sicherung» → Passwort wählen (mind. 8 Zeichen) → Sicherung herunterladen.
  2. Die Datei auf einen USB-Stick oder in deine Cloud legen. Das Passwort gut aufschreiben: Ohne es lässt sich die Sicherung nicht öffnen.
  3. Neuer Computer: S Rental installieren → «Daten & Sicherung» → Sicherungsdatei wählen, Passwort eingeben → Zurückholen.

10. Lizenz

Die ersten 30 Tage sind gratis, mit allen Funktionen. Danach kaufst du unter «Lizenz» ein Jahr. Nach der Zahlung schaltet sich S Rental von selbst frei. Die Lizenz verlängert sich nie automatisch, es gibt nichts zu kündigen. Ohne Lizenz bleibt alles lesbar, nur Neues erfassen geht nicht mehr.

11. Updates und Beenden

Hilfe

Kommst du nicht weiter, schreib an [email protected]. Am besten mit einem Bildschirmfoto und der Versionsnummer (links unten in S Rental).